Il regolamento aziendale è linsieme di regole che, strizzando locchio allo Statuto, ambisce a rendere fluida la vita allinterno dellimpresa. A seconda del punto di osservazione può essere strumento di gestione o fardello burocratico.
Ma andiamo per ordine e focalizziamo, prima di tutto, le sue finalità.
Regolare la vita aziendale tramite un sistema di norme ben chiare: facile a dirsi, ma non altrettanto la sua messa a terra. Vanno affrontati i comportamenti in azienda, i rapporti con i clienti, definiti i princìpi base riguardanti il rapporto di lavoro, intendendo per tali i meccanismi di entrata ed uscita, la pausa pranzo, la gestione ed utilizzo eventuale di mezzi propri, attrezzature. Si parla anche di sicurezza sul lavoro, di posizionamento, con possibile rilancio allorganigramma, struttura che definisce ruoli e competenze delle varie Figure professionali dellazienda.
La sua struttura deve poter contare sullenunciazione di norme declinate dallordinamento nazionale, da altri ordinamenti, dal Contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL), da quanto previsto per il settore e quanto definito per volontà dellazienda. Il tutto in un sapiente mix che, oltre a renderlo un documento assolutamente unico, deve assicurare la sua comprensibilità nonché larticolata e piena condivisione allinterno dellazienda.
Articolata condivisione, perché prima vanno trasmessi e condivisi i principi ispiratori con i collaboratori più stretti dellimprenditore. Con ciò si intende stimolare la loro migliore aderenza possibile al documento seguendo il principio generale in base al quale gli stessi collaboratori potranno farsi meglio parte attiva del processo di messa a terra quando, in merito, hanno detto la loro e sono stati ascoltati dallo stesso imprenditore che, magari, ha preso proprio spunto dalle loro riflessioni per integrare il documento.
Per raggiungere la piena condivisione è opportuno permeare il documento su tutta la struttura aziendale non inseguendo semplicistiche modalità burocratiche (es: affissione del regolamento in appositi spazi comuni allinterno dellazienda, bacheche etc, e scrivere a caratteri cubitali che il dipendente è obbligato alla sua lettura). Pur tenendo sempre presente il criterio della proporzionalità aziendale, intendendo per tale ladozione di metodologie correlate alla dimensione dimpresa, si possono suggerire i seguenti criteri, meglio se adottati in forma combinata:
- Trasmissione del regolamento alla mail (aziendale) del dipendente accompagnata da una lettera in cui sono espressi i valori aziendali ed i princìpi ispiratori dello stesso documento;
- Descrizione del documento e sua discussione in riunione/i dove limprenditore, o chi per lui, steppa le singole regole dando per ciascuna i riferimenti ispiratori (normativa nazionale, contratto, regola interna) e le relative finalità.
Gli stessi accorgimenti vanno adottati in presenza di eventuali modifiche.
In merito si suggerisce di essere cauti nelle variazioni e loro frequenza di proposizione. Vanno inserite solo qualora strettamente necessarie e, in tal caso, nella fase divulgativa è opportuno focalizzare maggiormente lattenzione su ciò che si è modificato piuttosto che sullintera versione del nuovo regolamento. Continue uscite di nuove versioni del documento potrebbero generare assuefazione, con leffetto della progressiva dispersione di concentrazione nei suoi confronti da parte dei dipendenti.
In taluni casi limprenditore, reputando opportuno diffondere il regolamento anche ad altri stakeholders che non siano solo i dipendenti, lo pubblica sul proprio sito internet. In altri casi lo mette a conoscenza dei propri clienti allegandolo anche nei relativi preventivi di offerta. In altri casi ancora è interiorizzato in azienda e conosciuto solamente dai dipendenti.
Anche nellapproccio al regolamento aziendale si assiste a differenti comportamenti correlati a variegati stili di leadership e tipologie di azienda.
Quindi: dimmi che regolamento adotti e ti dirò chi sei?
La domanda ha certo del provocatorio ma, forse, non siamo troppo lontani dalla realtà. Vediamone insieme le motivazioni.
Unazienda di servizi a basso valore aggiunto, con alto turnover di dipendenti, necessita di un regolamento aziendale con struttura particolarmente dettagliata. In presenza di aziende innovative, la presenza di poche regole può essere un importante biglietto da visita che lascia ampio spazio e fluidità alla capacità di ciascuno di potersi innervare nelle logiche aziendali.
Nel primo caso lazienda terrà stretto il regolamento nelle proprie stanze e, magari, lo potrà condividere con i propri clienti quale ulteriore atout che la connoti in un mondo fortemente competitivo (servizi a basso valore aggiunto).
Nel secondo caso potrebbe trovare spazio la possibilità di inserire il regolamento nel sito internet, proprio per catalizzare il valore innovativo dei servizi offerti. Il documento assumerebbe non solo una portata dispositiva ma anche, e forse soprattutto, comunicativa.
Quanto più il documento sarà in grado di accogliere le suesposte necessità tanto più si allontanerà dal suo immaginario di fardello burocratico per abbracciare il più dignitoso ed efficace status di strumento di gestione.
